Gerar conhecimento e disponibilizá-los de uma forma organizada e de fácil acesso pode ser um desafio para empresas de pequeno e grande porte. Ter um lugar central onde ficam processos, regras e políticas é sem dúvidas uma “mão na roda” para acesso rápido e seguro para as organizações.
Alguns anos atrás a TOPERP Tecnologia se deparou com esse problema de centralizar o conhecimento gerado na empresa. Todos os processos, regras e políticas eram decentralizadas e guardados em pastas e arquivos, o que gerava uma dificuldade de acesso e disponibilidade.
Resolvemos então utilizar uma ferramenta que nos ajudasse a resolver esse problema e deixar esse conhecimento mais acessível. Foi então que criamos o AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem) no qual foi desenvolvido em cima do LMS Moodle.
Por algum tempo funcionou muito bem, mas começamos a ter dificuldades de manutenção no código da aplicação e muitos problemas de lentidão sem dizer que era complicado para realizar pesquisas de algum conteúdo, quase sempre não se achava o que queria de imediato, o que causava uma enorme frustração por parte dos usuários.
Com tantos problemas decidimos que iríamos usar uma outra solução que fosse mais fácil dar manutenção e que não tivesse tantos problemas de lentidão e pesquisa. Depois de algumas buscas pela nossa equipe de desenvolvimento, chegamos em uma solução que resolveu todos esses nossos problemas e ainda nos possibilitou configurá-la para disponibilizar para outras empresas usarem e também para outros desenvolvedores contribuírem.
O projeto Base de Conhecimento
No meio dessas buscas, deparamos com algumas plataformas que não usava banco de dados e eram baseadas em arquivos o que nos chamou muita atenção porque sem uso do banco de dados teríamos um recurso a menos para se preocupar e ainda prometia ganho de performace.
Dentre essas plataformas chegamos a estudar o Middleman, Jekyll, Hugo e Grav. Todas excelentes ferramentas para se trabalhar com projetos estáticos sem uso de banco de dados e detalhe open source :), mas no final acabamos escolhendo o Grav.
O que pesou na escolha foi o fato de o Grav oferecer uma interface de administração, o que facilitaria o uso da ferramenta por colaboradores que não eram necessariamente da área técnica, assim, tanto o setor de suporte como o comercial conseguiriam usá-la sem ter que por a mão em código usando simplesmente uma interface para gerar conhecimento.
Outro fator que pesou para a escolha foi a integração com o Gantry 5 (Saiba mais sobre esse framework de template), pois já era um framework que usávamos para construir interfaces para websites. Isso nos ajudou a colocar o projeto em produção mais rapidamente.
E por fim, a “cartada final” para que escolhêssemos o Grav, foi a possibilidade de integrar um sistema de autenticação e bloqueio de páginas, pois tínhamos conteúdos que somente a equipe poderia ter acesso.
Desde então os problemas que tínhamos com geração, disponibilização e pesquisa de conhecimento da TOPERP Tecnologia foram resolvidos.
Foi necessário criar uma documentação de uso para a plataforma, pois a forma de escrever conteúdo é em markdown, o que poderia causar estranheza entre os colaboradores que nunca tinham tido experiência com esse tipo de formato.
Por incrível que pareça a adaptação com o markdown foi rápida e de grande aceitação, o que fez com que o número de documentos gerados crescessem muito em relação a antiga ferramenta AVA.
Conheça nossa base de conhecimento.
A Contribuição
O projeto deu tão certo que a equipe de desenvolvimento da TOPERP resolveu disponibilizar gratuitamente e open source o esqueleto da plataforma para que outras empresas consigam também montar a sua própria base de conhecimento.
Além disso outros desenvolvedores que queiram contribuir com o projeto, basta fazer um fork no github, realizar as alterações e solicitar a integração através de um pull request.
Acesse o repositório do projeto e veja as instruções para já sair utilizando a plataforma ou para contribuir. Veja também na página do repositório os requisitos para instalação e funcionalidades.
